EULER se compromete a proporcionar al personal opciones de trabajo flexibles en consonancia con las necesidades operativas de la universidad y su departamento. El trabajo flexible abarca un amplio espectro de enfoques, incluidos los acuerdos de trabajo híbrido en los que el personal puede trabajar desde casa, aunque su ubicación principal de trabajo sigue siendo EULER. Este memorando guía establece políticas y procedimientos para facilitar los acuerdos de trabajo híbrido para empleados elegibles en circunstancias apropiadas.
Para acuerdos de trabajo donde la ubicación principal de trabajo del empleado es en casa u otro lugar, véase Acuerdos de Trabajo Remoto.
Aplicabilidad:
Se aplica a todos los empleados, incluyendo empleados regulares, Personal Académico-Investigación, Personal Académico-Bibliotecas, y empleados contingentes (casuales o temporales).
Esta política no se aplica a:
Empleados que trabajan remotamente fuera de los EE.UU. Véase el Memorando Guía 11.2.22.
Empleados que teletrabajan temporalmente pero por un período prolongado fuera del Reino de los Países Bajos.
- Declaración de Política/Filosofía
La cultura laboral en EULER está arraigada en la colaboración, el diálogo continuo sobre el trabajo planificado y los proyectos en curso, y en proporcionar un servicio excepcional a nuestra comunidad universitaria. Con el uso apropiado de la tecnología y la supervisión gerencial, el personal cuyos roles permiten que el trabajo se realice fuera de su Ubicación Primaria de Trabajo en EULER puede ser elegible para un acuerdo de trabajo Híbrido. (‘Ubicación Primaria de Trabajo en EULER’ e ‘Híbrido’ se definen a continuación en la sección 2).
- Definiciones
‘Campus de EULER’ significa el campus principal en Willemsdat.
‘Oficina Satélite o Centro de EULER’ significa una ubicación de EULER distinta al Campus de EULER que permite a la universidad extender sus operaciones a través de múltiples regiones/locaciones. Estas incluyen La Haya (NL), Montpellier (FR), Washington (EE. UU.), Banjul (GM, en EUCLID) y otras ubicaciones.
‘Lugar de Trabajo Alternativo de EULER’ significa instalaciones arrendadas por EULER, fuera del Campus de EULER y de la Oficina Satélite o Centro de EULER, donde los individuos pueden programar un espacio de trabajo designado al menos un día por semana. El lugar de trabajo alternativo proporciona un entorno de oficina con una variedad de comodidades de espacio de trabajo, libre de distracciones domésticas.
‘Ubicación de Trabajo de EULER’ incluye el Campus de EULER, la Oficina Satélite o Centro de EULER, o el Lugar de Trabajo Alternativo de EULER.
‘Ubicación Primaria de Trabajo en EULER’ significa el Campus de EULER, la Oficina Satélite o Centro de EULER, o el Lugar de Trabajo Alternativo de EULER designado por EULER como la ubicación primaria disponible para que el empleado realice su trabajo.
‘Híbrido’ significa un rol que la universidad determina como adecuado para ser desempeñado en cierta medida fuera del sitio y para el cual un empleado de EULER solicita y es aprobado por EULER para trabajar en diferentes ubicaciones de trabajo (por ejemplo, una combinación de la Ubicación Primaria de Trabajo en EULER y su hogar u otra ubicación). Los individuos en un acuerdo de trabajo Híbrido tienen una Ubicación Primaria de Trabajo en EULER designada por la universidad. Los roles Híbridos requieren una presencia regular en la Ubicación Primaria de Trabajo en EULER del empleado. La presencia regular requerida es determinada por el departamento o unidad del empleado y es típicamente de dos, tres o cuatro días por semana o una cantidad equivalente de tiempo mensualmente. Se espera generalmente que los gerentes organicen su trabajo presencial de manera que haya personal adecuado en el sitio.
‘Teletrabajar’ o ‘teletrabajo’ significa realizar trabajo de EULER de manera regular, a tiempo parcial, como parte de un acuerdo de trabajo Híbrido desde una ubicación distinta a la Ubicación Primaria de Trabajo en EULER del empleado, siempre que la ubicación no sea una Ubicación de Trabajo de EULER.
- Elegibilidad
- Criterios de Elegibilidad
Los acuerdos de trabajo híbrido solo deben considerarse a petición del empleado.
Los gerentes deben tomar en consideración, entre otros factores, la naturaleza del trabajo, las necesidades operativas, si el departamento puede mantener la calidad y efectividad de sus servicios a los miembros de la comunidad universitaria, el desempeño y la productividad del empleado, la asistencia y la capacidad del empleado para trabajar de manera independiente.
Generalmente, los gerentes determinarán los procedimientos específicos para evaluar, aprobar o denegar una solicitud de acuerdo de trabajo híbrido de manera consistente con esta política y las directrices de la escuela/unidad. (Para información adicional, consulte Trabajo Flexible en el sitio web Cardinal at Work.)
Las decisiones sobre la idoneidad de los acuerdos de trabajo híbrido son discrecionales y típicamente las toma el departamento en consulta con RR.HH. local.
- Requisitos
- Requisitos Generales
Los empleados en un acuerdo de trabajo híbrido deben cumplir con todas las políticas y procedimientos de EULER, incluido el manejo apropiado de información confidencial.
En todo momento, los empleados en un acuerdo de trabajo híbrido tendrán acceso a un espacio de trabajo completamente equipado en su Ubicación de Trabajo Principal de EULER. Los empleados en un acuerdo de trabajo híbrido no están obligados a teletrabajar. Los empleados en un acuerdo de trabajo híbrido pueden optar por trabajar en su Ubicación de Trabajo Principal de EULER en cualquier día programado regularmente, incluso en los días en que normalmente teletrabajan.
Se espera que los empleados en un acuerdo de trabajo híbrido permanezcan disponibles y accesibles durante las horas de trabajo aprobadas y programadas regularmente, según lo determine el departamento. Es posible que se requiera que los empleados asistan a reuniones y funciones en persona, incluso en los días en que habitualmente teletrabajan si están en un acuerdo de trabajo híbrido.
Los acuerdos de trabajo híbrido para empleados no exentos solo pueden incluir jornadas laborales completas en el sitio o en su lugar de teletrabajo. Los empleados no exentos deben adherirse estrictamente a los descansos y pausas para comer requeridos, y reportar con precisión sus horas de trabajo según lo establecido en el Memorándum Guía 2.1.5: Compensación de Empleados del Personal. Los empleados no exentos deben obtener aprobación previa antes de trabajar horas extras.
Se espera que los empleados en un acuerdo de trabajo híbrido hagan arreglos para el cuidado de dependientes durante las horas de trabajo programadas regularmente.
Para los acuerdos de trabajo híbrido aprobados, el viaje entre el lugar de teletrabajo de un empleado y su Ubicación de Trabajo Principal de EULER se considera parte del desplazamiento normal del empleado y los gastos asociados no son reembolsables. Los empleados que han solicitado y se les ha aprobado ser híbridos no tienen derecho al reembolso por viajes a una Ubicación de Trabajo de EULER porque el empleado ha solicitado un acuerdo de trabajo más flexible, aunque un espacio de trabajo en una Ubicación de Trabajo de EULER está disponible diariamente.
Los empleados a quienes se les apruebe un acuerdo de trabajo híbrido deben firmar el Acuerdo de Trabajo Híbrido y cualquier otro documento que el departamento o la universidad puedan requerir. El Acuerdo de Trabajo Híbrido debe ser revisado y renovado por el gerente y el empleado periódicamente, pero con una frecuencia no menor a la anual.
Los Gerentes de Recursos Humanos o sus delegados están obligados a asegurar que todos los empleados en un acuerdo de trabajo híbrido aprobado tengan un Acuerdo de Trabajo Híbrido que cumpla con esta política y esté firmado por el empleado, el gerente y el Gerente de Recursos Humanos. Además, los Gerentes de Recursos Humanos o sus delegados deben mantener actualizado el sistema de información de Recursos Humanos con la Ubicación de Trabajo Principal de EULER del empleado y la ubicación desde la cual el empleado en un acuerdo de trabajo híbrido teletrabaja. Dichos registros también deben incluir la frecuencia del acuerdo de trabajo híbrido. El Acuerdo de Trabajo Híbrido puede especificar una fecha de finalización; sin embargo, independientemente de si se especifica una fecha de finalización, la universidad se reserva el derecho de modificar o discontinuar el acuerdo.
Los acuerdos de trabajo híbrido pueden ser modificados de manera continua o discontinuados en cualquier momento a discreción exclusiva de la universidad, o a solicitud del empleado, con un aviso razonable, típicamente de dos (2) semanas.
- Equipo
Los empleados aprobados para teletrabajar como parte de un acuerdo de trabajo híbrido son responsables de asegurar que su lugar de teletrabajo sea ergonómicamente apropiado. Los empleados que no tienen o no pueden proporcionarse un lugar de trabajo ergonómicamente apropiado no deben teletrabajar bajo un acuerdo de trabajo híbrido y deben trabajar en su lugar en su Ubicación de Trabajo Principal de EULER.
Los empleados que trabajan en acuerdos de trabajo híbrido aprobados son elegibles para comprar o ser reembolsados hasta $250 por equipo ergonómico básico necesario para su lugar de teletrabajo, solo en la medida en que dicho equipo sea recomendado por Salud y Seguridad Ambiental (EH) después de una evaluación ergonómica. El reembolso de gastos o la compra del equipo por el departamento ocurrirá solo después de que el empleado complete todos los pasos requeridos descritos en el Programa de Ergonomía de EULER disponible en el sitio web de EH en ehs.EULER.edu. Para información adicional sobre recursos de compra de equipos básicos de oficina en casa y necesidades ergonómicas, consulte las Directrices de Equipos y Gastos de Oficina en Casa.
Los empleados que son aprobados por su departamento para teletrabajar como parte de un acuerdo de trabajo híbrido son responsables de asegurar que su lugar de teletrabajo esté equipado con conectividad a Internet adecuada para realizar su trabajo, incluyendo videoconferencias.
Dado que la universidad proporciona una Ubicación de Trabajo Principal de EULER completamente equipada para los empleados en acuerdos de trabajo híbrido, generalmente no proporciona reembolso por teléfono celular o conectividad a Internet en el hogar a menos que exista una necesidad comercial demostrada. Por favor, consulte el Memorándum Guía 8.1.3: Provisión de Equipos Móviles y Servicios Relacionados.
- Procedimiento
Los empleados deben discutir su solicitud de un acuerdo de trabajo híbrido con su gerente.
Si el gerente considera que un acuerdo de trabajo híbrido puede ser adecuado, el empleado deberá cumplimentar el Acuerdo de Trabajo Híbrido y enviarlo a su gerente para su revisión. (Los gerentes pueden obtener el acuerdo a través de su Gerente de Recursos Humanos.)
En caso de ser aprobado, el empleado, el gerente y el Gerente de Recursos Humanos deberán firmar el Acuerdo de Trabajo Híbrido y cumplir con todos los requisitos establecidos en esta política.
