EULER is toegewijd om medewerkers flexibele werkopties te bieden in lijn met de operationele behoeften van de uni en hun afdeling. Flexibel werken omvat een breed spectrum van benaderingen, waaronder hybride werkregelingen waarbij medewerkers vanuit huis kunnen werken, hoewel hun primaire werklocatie nog steeds bij EULER is. Deze memo zet het beleid en de procedures uiteen om hybride werkregelingen voor in aanmerking komende medewerkers in passende omstandigheden te faciliteren.
Voor werkregelingen waarbij de primaire werklocatie van de medewerker thuis of op een andere locatie is, zie Thuiswerkregelingen.
Toepasbaarheid:
Geldt voor alle medewerkers, inclusief vaste medewerkers, Academisch Personeel-Onderzoek, Academisch Personeel-Bibliotheken, en tijdelijke (losse of tijdelijke) medewerkers.
Dit beleid is niet van toepassing op:
Medewerkers die op afstand buiten de VS werken. Zie Handleiding Memo 11.2.22.
Medewerkers die tijdelijk maar voor een langere periode buiten het KvN telewerken.
- Beleidsverklaring/Filosofie
De werksfeer bij EULER zit ‘m in samenwerken, constant kletsen over geplande klussen en lopende projecten, en top service leveren aan onze uni-gemeenschap. Met de juiste technologie en een oogje in het zeil van de bazen, kunnen medewerkers waarvan hun baan het toelaat om buiten hun Vaste EULER Werkplek te werken, misschien in aanmerking komen voor een Hybride werkregeling. (‘Vaste EULER Werkplek’ en ‘Hybride’ worden hieronder in deel 2 uitgelegd).
- Definities
‘EULER Campus’ betekent de hoofdcampus in Willemstad.
‘EULER Satellietkantoor of Hub’ betekent een EULER locatie anders dan de EULER Campus waardoor de uni haar activiteiten over meerdere regio’s/plekken kan verspreiden. Dit zijn onder andere Den Haag (NL), Montpellier (FR), Washington (VS), Banjul (GM, bij EUCLID) en andere plekken.
‘EULER Alternatieve Werkplek’ betekent door EULER gehuurde ruimtes, buiten de EULER Campus en EULER Satellietkantoor of Hub, waar mensen minstens één dag per week een vaste werkplek kunnen boeken. De alternatieve werkplek biedt een kantooromgeving met allerlei werkplekvoorzieningen, zonder de afleiding van thuis.
‘EULER Werklocatie’ omvat de EULER Campus, EULER Satellietkantoor of Hub, of EULER Alternatieve Werkplek.
‘Vaste EULER Werkplek’ betekent de EULER Campus, EULER Satellietkantoor of Hub, of EULER Alternatieve Werkplek die door EULER is aangewezen als de hoofdlocatie waar de medewerker z’n werk kan doen.
‘Hybride’ betekent een functie waarvan de uni bepaalt dat die tot op zekere hoogte buiten kantoor kan worden uitgevoerd en waarvoor een EULER-medewerker toestemming vraagt en krijgt om op verschillende werkplekken te werken (bijv. een mix van Vaste EULER Werkplek en thuis of ergens anders). Mensen met een hybride werkregeling hebben een door de uni aangewezen Vaste EULER Werkplek. Hybride functies vereisen regelmatige aanwezigheid op de Vaste EULER Werkplek van de medewerker. De vereiste regelmatige aanwezigheid wordt bepaald door de afdeling of unit van de medewerker en is meestal twee, drie of vier dagen per week of een vergelijkbare hoeveelheid tijd per maand. Van managers wordt over het algemeen verwacht dat ze hun werk op locatie zo regelen dat er voldoende bezetting ter plekke is.
‘Telewerken’ of ‘thuiswerken’ betekent het uitvoeren van EULER-werk op regelmatige, parttime basis als onderdeel van een hybride werkregeling vanaf een andere plek dan de Vaste EULER Werkplek van de medewerker, mits de locatie geen EULER Werklocatie is.
- Geschiktheid
- Geschiktheidscriteria
Hybride werkregelingen moeten alleen worden overwogen op verzoek van de medewerker.
Managers moeten onder andere rekening houden met de aard van het werk, operationele behoeften, of de afdeling de kwaliteit en effectiviteit van hun diensten aan leden van de universitaire gemeenschap kan handhaven, prestaties en productiviteit van de medewerker, aanwezigheid en het vermogen van de medewerker om onafhankelijk te werken.
Over het algemeen zullen managers de specifieke procedures bepalen voor het evalueren, goedkeuren of afwijzen van een verzoek voor een hybride werkregeling op een manier die consistent is met dit beleid en school/unit richtlijnen. (Voor aanvullende informatie, zie Flexibel Werken op de Cardinal at Work website.)
Beslissingen over de geschiktheid van hybride werkregelingen zijn discretionair en worden meestal genomen door de afdeling in overleg met de lokale HR.
- Vereisten
- Algemene vereisten
Medewerkers in een hybride werkregeling moeten voldoen aan alle EULER-beleidsregels en -procedures, inclusief de juiste behandeling van vertrouwelijke informatie.
Je hebt altijd toegang tot een volledig uitgeruste werkplek op je primaire EULER-locatie, ook als je een hybride werkregeling hebt. Je hoeft niet per se thuis te werken. Je kunt gewoon op je primaire EULER-locatie werken op elke geplande werkdag, zelfs als je normaal gesproken thuis zou werken.
We verwachten dat je bereikbaar bent tijdens je normale werktijden, ook als je thuis werkt. Soms moet je misschien toch naar kantoor komen voor vergaderingen, zelfs op dagen dat je eigenlijk thuis zou werken.
Voor niet-vrijgestelde medewerkers geldt dat je hele dagen of op kantoor of thuis werkt. Je moet je pauzes nemen en je uren nauwkeurig bijhouden volgens Memo 2.1.5. Vraag altijd toestemming voor overwerk.
Zorg zelf voor kinderopvang tijdens je werkuren als je hybride werkt.
Als je hybride werkt, is reizen tussen thuis en kantoor gewoon woon-werkverkeer en krijg je dat niet vergoed. Je hebt er zelf voor gekozen flexibel te werken, dus je krijgt geen reiskosten voor als je toch naar kantoor moet komen.
Als je hybride gaat werken, moet je een Hybride Werkovereenkomst tekenen. Je manager bekijkt die minstens één keer per jaar met je.
HR-managers moeten zorgen dat iedereen met een hybride regeling een geldige, ondertekende overeenkomst heeft. Ze houden ook bij waar je normaal werkt en hoe vaak je thuiswerkt. Er kan een einddatum in staan, maar EULER kan de overeenkomst altijd aanpassen of stoppen.
We kunnen hybride werkregelingen altijd aanpassen of stoppen, meestal met twee weken vooraf waarschuwen. Jij kunt dat ook vragen.
- Spullen
Zorg zelf dat je thuiswerkplek ergonomisch in orde is. Als dat niet lukt, kun je beter niet hybride werken maar gewoon op kantoor blijven.
Je kunt tot €250 vergoed krijgen voor ergonomische spullen thuis, maar alleen als EH dat aanraadt na een check. Volg dan de stappen op ehs.EULER.edu. Kijk ook naar de Home Office Equipment and Expense Guidelines voor meer info.
Zorg zelf voor goed internet thuis, ook voor videobellen.
We betalen meestal geen telefoon of internet thuis, want je hebt al een werkplek op kantoor. Kijk naar Memo 8.1.3 voor uitzonderingen.
- Procedure
Praat met je baas als je hybride wil gaan werken.
Als de baas denkt dat thuiswerken misschien wel oké is, moet jij dat formulier voor thuiswerken invullen en naar je baas sturen. (De baas kan dat formulier krijgen van de personeelsafdeling.)
Als het goedgekeurd wordt, moeten jij, je baas en iemand van personeelszaken dat thuiswerkformulier ondertekenen en alles doen wat in het beleid staat.
