Procedure voor het afhandelen van studentenzaken

EULER Universiteit procedure voor het afhandelen van studentenzaken

1. IntroductieYo, EULER Universiteit zet zich in voor een ondersteunende en inclusieve omgeving voor alle studenten. Het studentenzakenbureau regelt allerlei dingen die te maken hebben met het welzijn van studenten, zoals bezwaren, klachten, kwesties rond zwangerschap, ziekte en diversiteit. Deze procedure biedt een duidelijk, transparant en eerlijk proces om deze zaken aan te pakken en ervoor te zorgen dat studenten de steun en oplossing krijgen die ze nodig hebben.

2. DoelDeze procedure is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle studentenzaken consistent, respectvol en tijdig worden afgehandeld. Het geeft studenten duidelijke stappen om problemen aan te kaarten en zorgt ervoor dat EULER Universiteit zich blijft inzetten voor het welzijn, eerlijkheid en inclusie van studenten.

3. ReikwijdteDeze procedure geldt voor alle EULER Universiteitsstudenten en dekt de volgende gebieden:

• Bezwaren: Academische bezwaren, waaronder geschillen over cijfers en andere academische beslissingen.
• Klachten: Algemene klachten, waaronder problemen met docenten, personeel of universitair beleid.
• Zwangerschap: Aanpassingen en ondersteuning voor zwangere studenten.
• Ziekte: Ondersteuning voor studenten die te maken hebben met langdurige ziekte of tijdelijke ziektegerelateerde onderbrekingen.
• Diversiteitsgerelateerde kwesties: Zorgen over discriminatie, pesterijen of gebrek aan inclusie op basis van diversiteitsfactoren zoals ras, geslacht, seksuele geaardheid, handicap en andere beschermde kenmerken.

4. Algemene principesDe volgende principes zijn leidend bij het afhandelen van alle studentenzaken:

• Vertrouwelijkheid: Alle zaken worden met de hoogste mate van vertrouwelijkheid behandeld, waarbij de privacy van de betrokken studenten wordt gewaarborgd.
• Eerlijkheid: Elke student wordt eerlijk en met respect behandeld gedurende het hele proces, en geen enkele student zal represailles ondervinden voor het uiten van zorgen.
• Tijdigheid: Alle zorgen worden snel aangepakt, met duidelijke tijdlijnen die aan studenten worden gecommuniceerd.
• Ondersteuning: Studenten krijgen passende ondersteuning gedurende het hele proces, inclusief toegang tot counseling of juridische diensten wanneer nodig.

5. Procedure voor het afhandelen van bezwaren

Stap 1: Eerste gesprekStudenten die bezwaar willen maken tegen een academische beslissing (bijv. cijfers, academisch wangedrag of andere gerelateerde beslissingen) moeten eerst proberen het probleem op te lossen door informele gesprekken met de betreffende docent of afdelingshoofd. Dit gesprek moet plaatsvinden binnen 10 werkdagen na ontvangst van de beslissing.

Stap 2: Formele indiening van bezwaarAls het probleem niet informeel wordt opgelost, kan de student een formeel bezwaar indienen bij de Global Academic Chairman. Het bezwaar moet schriftelijk (e-mail) worden ingediend binnen 15 werkdagen na afloop van het eerste gesprek, waarbij duidelijk de gronden voor het bezwaar, ondersteunend bewijs en relevante documenten worden vermeld.

Stap 3: Beoordeling door de Global Academic Chairman en ad-hoc commissieDe Global Academic Chairman en/of commissie zullen het bezwaar en de ondersteunende materialen beoordelen:

• Bevestig de ontvangst van het bezwaar binnen 5 werkdagen.
• Beoordeel al het bewijs en ontmoet de student indien nodig.
• Neem een beslissing binnen 15 werkdagen na ontvangst van het bezwaar.

Stap 4: Uitkomst en oplossingDe commissie zal de uitkomst van het bezwaar schriftelijk aan de student meedelen, waarbij de redenen voor de beslissing worden uiteengezet. Als het bezwaar wordt toegewezen, zullen passende corrigerende maatregelen worden genomen. Als het bezwaar wordt afgewezen, zal de student worden geïnformeerd over eventuele verdere stappen die hij kan ondernemen, zoals aanvullende beroepsmogelijkheden of externe beoordeling.

6. Procedure voor het afhandelen van algemene klachten

Stap 1: Informele oplossingStudenten die een klacht willen indienen (bijv. over een docent, personeelslid of universitair beleid) moeten eerst een informele oplossing zoeken door de kwestie rechtstreeks te bespreken met de relevante persoon of afdeling, indien van toepassing.

Stap 2: Formele indiening van klachtAls de kwestie niet informeel kan worden opgelost, kan de student een formele klacht indienen bij het Studentenzakenbureau. De klacht moet schriftelijk worden ingediend binnen 10 werkdagen na de poging tot informele oplossing. De schriftelijke klacht moet het volgende bevatten:

• Een beschrijving van het probleem.
• Elk bewijs of documenten die de klacht ondersteunen.
• Gewenste oplossing of uitkomst.

Stap 3: Onderzoek en oplossing
Het Bureau Studentenzaken bevestigt de ontvangst van de klacht binnen 5 werkdagen en begint een onderzoek. Het onderzoek kan gesprekken met de student, de betrokken personen en het verzamelen van extra informatie omvatten. Het onderzoek wordt binnen 15 werkdagen afgerond.

Stap 4: Uitkomst en communicatie
De student wordt schriftelijk geïnformeerd over de uitkomst, met een uitleg van eventuele acties of oplossingen. Als de klacht gegrond is, zal de universiteit stappen ondernemen om het probleem aan te pakken. Als de klacht ongegrond is, wordt de student geïnformeerd over de redenen voor deze beslissing en eventuele verdere opties.

7. Procedure voor het afhandelen van zwangerschapsgerelateerde kwesties

Stap 1: Melding van zwangerschap
Studenten die zwanger zijn en aanpassingen of ondersteuning willen bespreken, moeten dit zo vroeg mogelijk melden bij het Bureau Studentenzaken. Dit kan persoonlijk of via e-mail. Studenten worden aangemoedigd om het bureau uiterlijk 6 weken voor de uitgerekende datum te informeren voor voldoende planning.

Stap 2: Individueel ondersteuningsplan
Na de melding zal het Bureau Studentenzaken met de student een individueel ondersteuningsplan opstellen. Dit plan kan omvatten:

• Aanpassingen van academische deadlines of andere gerelateerde eisen.
• Indien mogelijk voor EULER, toegang tot gezondheidsgerelateerde bronnen en counseling.
• Tijdelijke aanpassingen aan het studierooster van de student, indien nodig.

Stap 3: Implementatie en monitoring
Het ondersteuningsplan wordt uitgevoerd en het Bureau Studentenzaken zal de voortgang monitoren en zo nodig aanpassingen doen. De student kan op elk moment tijdens de zwangerschap of na de zwangerschap extra ondersteuning vragen.

8. Procedure voor het afhandelen van ziektegerelateerde kwesties

Stap 1: Melding van ziekte
Studenten die door ziekte niet in staat zijn om mondelinge examens af te leggen of coursework te voltooien, moeten dit zo snel mogelijk melden bij het Bureau Studentenzaken, idealiter binnen 3 werkdagen na het missen van lessen of opdrachten. Bij langdurige ziekte kan documentatie van een zorgverlener worden gevraagd.

Stap 2: Tijdelijke academische aanpassingen
Het Bureau Studentenzaken zal met de student samenwerken om tijdelijke aanpassingen te bieden, zoals:

• Verlengde deadlines voor opdrachten of examens.
• Aanpassingen van relevante beleidsregels.
• Tijdelijke terugtrekking uit cursus(sen) indien nodig.

Stap 3: Voortdurende ondersteuning
Voor langdurige ziektes zal het Bureau Studentenzaken helpen bij het opstellen van een doorlopend ondersteuningsplan, inclusief het monitoren van de academische voortgang en het bieden van extra middelen, zoals counseling of academische begeleiding.

9. Procedure voor het afhandelen van diversiteitsgerelateerde kwesties

Stap 1: Melden van diversiteitsgerelateerde zorgen
Studenten die discriminatie, intimidatie of andere diversiteitsgerelateerde problemen ervaren (bijv. op basis van ras, geslacht, seksuele geaardheid, handicap, enz.) moeten dit melden bij het Bureau Studentenzaken. Meldingen kunnen mondeling of schriftelijk worden gedaan. De melding moet zo snel mogelijk worden ingediend, bij voorkeur binnen 10 werkdagen na het incident.

Stap 2: Onderzoek en ondersteuning
Na ontvangst van een melding zal het Bureau Studentenzaken:

• De melding binnen 5 werkdagen bevestigen.
• Een grondig onderzoek naar de kwestie uitvoeren, wat kan bestaan uit gesprekken met de student en eventuele getuigen, evenals bijeenkomsten met relevante partijen.
• Ervoor zorgen dat de student tijdens het onderzoek passende ondersteuning krijgt, inclusief toegang tot counselingdiensten indien nodig.

Stap 3: Uitkomst en oplossing
Het Bureau Studentenzaken zal de student binnen 15 werkdagen op de hoogte stellen van de uitkomst van het onderzoek. Als het probleem wordt bevestigd, zal de universiteit corrigerende maatregelen nemen om de situatie aan te pakken. Als het probleem niet wordt bevestigd, wordt de student geïnformeerd over de redenen en eventuele verdere opties, waaronder externe bemiddeling of juridische stappen.