BELEID VOOR ONDERSTEUNING BIJ HET LEREN VAN STUDENTEN: DIENSTEN, IMPLEMENTATIESTRATEGIEËN, TOEWIJZING VAN MIDDELEN EN OPVOLGING

Beleidnummer	EULER-QA-LS-2025-01 — Studentenzaken, v1.0
Goedgekeurd door	Bestuursraad van de Universitaire Stichting en de Uitvoerende en Academische Raad van de Universiteit
Ingangsdatum	05-07-2026
Volgende geplande herziening	[Ingangsdatum + 3 jaar]; servicestatistieken worden jaarlijks herzien
Beleidseigenaar	Global Academic Chairman, samen met het QA / IQA Office en de International Faculty Coordinator
Reageert op	AAC Expert Report (12 juni 2025), Standaard 6, Voorwaarde 2 (Voorwaarde 22 van 34)
Publicatie	Website van de universiteit (Student Support Hub + beleidspagina’s), LMS, programmahandboeken en EGNYTE — “Current and Active Policies”

 

1. Doel en reikwijdte

Dit beleid zorgt ervoor dat elke EULER-student toegang heeft tot effectieve, rechtvaardige en tijdige ondersteuning bij het leren, en stelt de formele structuren vast — diensten, implementatiestrategieën, toewijzing van middelen en opvolgingsmechanismen — die dit leveren. Het is een direct antwoord op AAC-voorwaarde 22 (Standaard 6, Voorwaarde 2):

“Beleid voor ondersteuning bij het leren: Ontwikkel en implementeer formeel beleid voor de ondersteuning bij het leren van studenten, inclusief strategieën voor implementatie, toewijzing van middelen en opvolgingsmechanismen.”

Het beleid is van toepassing op alle ingeschreven studenten in alle EULER-programma’s en omvat drie categorieën ondersteuning: academisch (bijles, schrijfhulp, begeleiding bij onderzoeksmethoden, scriptiebegeleiding, taalondersteuning), technisch (LMS/CMS-navigatie, toegang tot databases, IT- en softwarehulp) en persoonlijk (middelen voor welzijn, coaching in studievaardigheden, aanpassingen voor beperkingen).

2. Leidende principes

• Toegankelijkheid: elke dienst is beschikbaar voor elke student, ongeacht geografie, tijdzone of technische capaciteit — asynchroon waar mogelijk, met geplande live-sessies waar nodig.
• Proactiviteit: ondersteuning wordt niet alleen op verzoek geboden, maar ook proactief aangeboden — het vroegtijdig waarschuwingssysteem identificeert risicostudenten en neemt contact op vóórdat er sprake is van falen, niet erna.
• Gelijkheid: redelijke aanpassingen voor studenten met een beperking of andere leerbehoeften, onder het gepubliceerde beleid van de universiteit inzake inclusie en ondersteuning voor studenten met een beperking.
• Proportionaliteit: gezien de huidige omvang van de universiteit kunnen verschillende ondersteuningsfuncties gelijktijdig worden uitgeoefend of worden uitbesteed; het register van huidige toewijzingen wordt bijgehouden door de Global Academic Chairman, zodat elke functie altijd een vaste verantwoordelijke heeft.

3. De ondersteunende diensten

Dienst	Wat het biedt	Verantwoordelijke
Basisvaardigheden (ingebouwd)	ACA-401 wordt als eerste gevolgd door elke student; oriëntatiedocument + persoonlijke video-oriëntatiesessie; sjablonen, checklists, voorbeeldstukken; instructievideo’s (Word-stijlen, Zotero)	IFC; ACA-401 instructeur
Schrijfondersteuning	Begeleiding bij academisch schrijven buiten ACA-401; Grammarly Premium gratis voor elke student; feedback op revisies via de feedbackcyclus van de docent	Coördinator schrijfondersteuning
Coaching voor academisch succes	Coaching in studievaardigheden en timemanagement; ondersteuningsplannen voor risicostudenten; aanpassing van het tempo in overleg met de IFC	Academic Success Coach
Onderzoeks- en bibliotheekondersteuning	Begeleiding bij toegang tot databases (JSTOR en equivalenten), citatietools, hulp bij onderzoeksmethoden; ondersteuning in de scriptiefase via supervisie (≥ 3 gedocumenteerde bijeenkomsten)	Bibliotheek/onderzoeksondersteuning; scriptiebegeleiders
Taalondersteuning	Bijles voor studenten die Engels als extra taal gebruiken	Taalcoach (extern, niet geleverd door EULER)
Technische ondersteuning	Probleemoplossing voor LMS/CMS-toegang, software en connectiviteit	IT-ondersteuning (enige ondersteuning door EULER; typische IT-problemen zijn lokaal en worden niet door EULER afgehandeld)
Aanpassingen voor beperkingen	Individueel beoordeelde aanpassingen op basis van verzoek (Sectie 8)	Hogere functionarissen van EULER om elk geval te beoordelen
Middelen voor welzijn	Doorverwijzing naar het gecontracteerde welzijnsplatform van de universiteit en externe middelen; vertrouwelijk	Coördinatie studentenzaken (externe aanbieder)
Peer mentoring	Ouderejaarsstudenten gekoppeld aan nieuwe studenten, gecoördineerd via de door het bestuur gekozen studentvertegenwoordigers	Studentvertegenwoordigers; IFC

4. Implementatiestrategieën

4.1 Onboarding en zichtbaarheid

• De oriëntatie voor nieuwe studenten bevat informatie over de ondersteunende diensten, hoe deze toegankelijk zijn en de streeftijden voor reacties.
• Een Student Support Hub-pagina op de website en het LMS vermeldt elke dienst, contactroute, reactiedoelstelling, FAQ en externe middelen; programmadocumentatie en/of pagina’s bevatten een sectie “Ondersteunende diensten” die hiernaar linkt; de Hub wordt vermeld in het handboek of de handboeken.

4.2 Ondersteuning tijdens de cursus — de vaste basis

Feedback van de docent binnen de 72-uursnorm (3 werkdagen exclusief vrijdag-zondag), revisie- en herschrijfonderwijs op Response en Major Papers, IFC-monitoring van streefdata en deadlines van de cursus, en de bewuste flexibiliteit van de universiteit bij uitstel (aangevraagd via de IFC) vormen de permanente eerste lijn van ondersteuning voor elke student in elke cursus.

4.3 Proactieve benadering — het vroegtijdig waarschuwingssysteem

1. Triggers: het LMS/CMS volgt de betrokkenheid — geen login bij het LMS gedurende 14 dagen (LearnDash notification Add-On), een naderende cursusdeadline met openstaande periodes, of een gezakt mondeling examen.
2. Alert: een trigger stelt de Academic Success Coach and de IFC automatisch op de hoogte.
3. Benadering: de Coach of IFC neemt binnen 3 werkdagen contact op met de student om ondersteuning aan te bieden — bijles, timemanagement, technische hulp, aanpassing van het tempo of doorverwijzing.
4. Ondersteuningsplan: waar nodig wordt een kort, schriftelijk plan (acties, eigenaar, herzieningsdatum) overeengekomen met de student en vastgelegd.
5. Herziening: cijferverdelingen en voltooiingspercentages op programmaniveau worden regelmatig herzien (idealiter maandelijks); studenten met afnemende prestaties worden proactief benaderd.

4.4 Verzoeken, reactiedoelstellingen en registratie

• Alle ondersteuningsverzoeken (behalve noodgevallen) verlopen via het centrale ondersteuningskanaal dat op de Hub is gepubliceerd; doelstellingen: technische problemen binnen 24 werkuren; bijlesafspraken gepland binnen 48 uur; persoonlijke (niet-dringende) ondersteuning binnen 48 uur; noodgevallen worden onmiddellijk doorverwezen naar de 24/7 lijn van het welzijnsplatform.
• Elke interactie wordt vastgelegd in het vertrouwelijke ondersteuningsdossier van de student — datum, type, resultaat, opvolging — dat alleen toegankelijk is voor de student en geautoriseerd personeel.

5. Toewijzing van middelen

Middel	Toewijzing	Financieringsbron
Coördinator schrijfondersteuning (ACA- en ACA-401D-instructeurs)	Instructeurs volgens contract	Operationeel budget
Academic Success Coach (IFC-assistent)	Volgens contract	Budget studentenzaken
IT-ondersteuningsspecialist	ACA-401D-instructeur	Algemeen budget voor contractanten / instructeurs
Functionaris voor studenten met een beperking	0,2 FTE (gedeelde rol)	Budget studentenzaken
Peer mentors (toelagen voor studenten)	Maximaal 5 studenten × 2 uur/week	Budget studentenzaken
Grammarly Premium-licenties (alle studenten)	Institutioneel abonnement	Operationeel budget
Welzijnsplatform; helpdesk/ticketing; database-abonnementen	Institutionele abonnementen	Budgetten voor studentenzaken / IT / bibliotheek

 

• Jaarlijkse budgettering: elke ondersteuningsfunctie dient haar verzoek in tijdens de budgetteringscyclus van de universiteit; directe studentondersteuning (schrijven, welzijn, vroegtijdige waarschuwing) heeft de hoogste prioriteit; 5% van het budget voor studentenzaken wordt gereserveerd als onvoorzien.
• De tabel met middelen wordt jaarlijks door het College van Bestuur en de Academische Raad getoetst aan de opvolgingsstatistieken van Sectie 6, waarbij de toewijzingen worden geschaald op basis van het aantal inschrijvingen.

6. Opvolgingsmechanismen

• Tevredenheid: de enquête aan het einde van de cursus en een jaarlijkse enquête over ondersteunende diensten beoordelen de toegankelijkheid, tijdigheid en effectiviteit; de resultaten worden geanalyseerd door het QA / IQA Office.
• Opvolging van dossiers: na elk afgehandeld verzoek wordt de student gevraagd of het probleem is opgelost; niet-opgeloste dossiers kunnen worden heropend en worden binnen 5 werkdagen geëscaleerd naar de Global Academic Chairman.
• Indicatoren: verzoeken per categorie, reactie- en oplostijden, tevredenheidsscores, afronding van ondersteuningsplannen en impact op behoud en voltooiing (resultaten van ondersteunde versus niet-ondersteunde studenten) — gerapporteerd in het kwaliteitsdashboard en jaarlijks beoordeeld door het College van Bestuur en de Academische Raad.
• Actieplannen: elke dienst die onder de doelstelling presteert, moet een eigen actieplan krijgen, dat elk kwartaal door het QA / IQA Office wordt gemonitord via de gesloten kwaliteitscyclus.
• AAC-rapportage: een geanonimiseerde, geaggregeerde samenvatting van ondersteuningsactiviteiten en statistieken wordt opgenomen in elke jaarlijkse update van de kwaliteitsborging.

7. Toegankelijkheid en aanpassingen

Studenten met een beperking kunnen redelijke aanpassingen aanvragen via de functionaris voor studenten met een beperking, in overeenstemming met het gepubliceerde beleid van de universiteit inzake inclusie en ondersteuning voor studenten met een beperking, en met de juiste documentatie.

Aanpassingen kunnen bestaan uit verlengde deadlines, alternatief leermateriaal (bijv. PDF naar audio), alternatieve beoordelingsvormen (bijv. aangepaste regelingen voor mondelinge examens) en extra tijd. Besluiten worden gedocumenteerd, zijn vertrouwelijk en worden jaarlijks herzien.

8. Rollen en verantwoordelijkheden

Rol	Verantwoordelijkheid
Global Academic Chairman	Beleidseigenaar; ziet toe op het ondersteuningssysteem; houdt het register van functiehouders bij; beslist over escalaties
Deputy International Faculty Coordinator	Eerstelijns academische navigatie: oriëntatie, tempo, uitstel, benadering bij vroegtijdige waarschuwing
Instructeurs	Reacties binnen 72 uur; formatieve feedback en revisies; signaleren van worstelende studenten
Houders van ondersteuningsfuncties	Leveren hun diensten binnen de gepubliceerde doelstellingen; leggen interacties vast
QA / IQA Office	Statistieken, enquêtes, monitoring van actieplannen, jaarlijkse herziening, AAC-rapportage
Studentvertegenwoordiger(s)	Coördineren peer mentoring; brengen input van studenten over diensten over naar het bestuur

9. Bewijs van naleving

• Dit goedgekeurde beleid, ondertekend en gedateerd.
• Student Support Hub-opnames (LMS) en de oriëntatiemodule.
• Configuratie van de vroegtijdige waarschuwing en geanonimiseerde verslagen van benadering/ondersteuningsplannen.
• Ondersteuningslogboeken, statistieken over reactietijden en de jaarlijkse servicebeoordeling met eventuele actieplannen.
• De tabel voor de toewijzing van middelen zoals gebudgetteerd, en verslagen van aanpassingen (geanonimiseerd).