EULER s’engage à offrir à son personnel des options de travail flexibles conformes aux besoins opérationnels de l’université et de leurs départements. Le travail flexible englobe un large éventail d’approches, y compris les modalités de travail hybride où le personnel peut travailler à domicile, bien que leur lieu de travail principal demeure à EULER. Ce mémorandum directeur établit les politiques et procédures visant à faciliter les modalités de travail hybride pour les employés éligibles dans des circonstances appropriées.
Pour les modalités de travail où le lieu de travail principal de l’employé est à domicile ou dans un autre endroit, veuillez consulter les Dispositions relatives au travail à distance.
Applicabilité :
S’applique à tous les employés, y compris les employés réguliers, le personnel académique de recherche, le personnel académique des bibliothèques, et les employés contingents (occasionnels ou temporaires).
Cette politique ne s’applique pas aux :
Employés travaillant à distance en dehors des États-Unis. Voir le Guide Mémo 11.2.22.
Employés en télétravail temporaire mais pour une période prolongée en dehors du Royaume des Pays-Bas.
- Énoncé de politique/Philosophie
La culture du lieu de travail à EULER est ancrée dans la collaboration, le dialogue continu sur les travaux planifiés et les projets en cours, et dans la fourniture d’un service exceptionnel à notre communauté universitaire. Avec l’utilisation appropriée de la technologie et la supervision managériale, le personnel dont les rôles permettent d’effectuer le travail en dehors de leur lieu de travail principal EULER peut être éligible à un arrangement de travail hybride. (“Lieu de travail principal EULER” et “Hybride” sont définis ci-dessous dans la section 2).
- Définitions
“Campus EULER” désigne le campus principal à Willemstad.
“Bureau satellite ou pôle EULER” désigne un site EULER autre que le campus EULER qui permet à l’université de répartir ses opérations sur plusieurs régions/localités. Cela inclut La Haye (NL), Montpellier (FR), Washington (US), Banjul (GM, à EUCLID) et d’autres lieux.
“Site de travail alternatif EULER” désigne des locaux loués par EULER, en dehors du campus EULER et du bureau satellite ou pôle EULER, où les individus peuvent réserver un espace de travail désigné au moins un jour par semaine. Le site alternatif offre un environnement de bureau avec diverses commodités, libre des distractions domestiques.
“Lieu de travail EULER” comprend le campus EULER, le bureau satellite ou pôle EULER, ou le site de travail alternatif EULER.
“Lieu de travail principal EULER” désigne le campus EULER, le bureau satellite ou pôle EULER, ou le site de travail alternatif EULER désigné par EULER comme le lieu principal disponible pour l’employé pour effectuer son travail.
“Hybride” désigne un rôle que l’université juge approprié pour être effectué dans une certaine mesure hors site et pour lequel un employé d’EULER demande et obtient l’approbation d’EULER pour travailler dans différents lieux de travail (par exemple, un mélange de lieu de travail principal EULER et de leur domicile ou autre lieu). Les personnes dans un arrangement de travail hybride ont un lieu de travail principal EULER désigné par l’université. Les rôles hybrides nécessitent une présence régulière sur le lieu de travail principal de l’employé. La présence régulière requise est déterminée par le département ou l’unité de l’employé et est généralement de deux, trois ou quatre jours par semaine ou une quantité de temps équivalente mensuellement. On s’attend généralement à ce que les gestionnaires organisent leur travail en personne de manière à assurer une dotation adéquate sur place.
“Télétravailler” ou “télétravail” signifie effectuer un travail EULER sur une base régulière à temps partiel dans le cadre d’un arrangement de travail hybride depuis un lieu autre que le lieu de travail principal EULER de l’employé, à condition que le lieu ne soit pas un lieu de travail EULER.
- Éligibilité
- Critères d’éligibilité
Les arrangements de travail hybride ne devraient être envisagés qu’à la demande de l’employé.
Les gestionnaires doivent prendre en considération, entre autres facteurs, la nature du travail, les besoins opérationnels, la capacité du département à maintenir la qualité et l’efficacité de ses services aux membres de la communauté universitaire, la performance et la productivité de l’employé, l’assiduité et la capacité de l’employé à travailler de manière indépendante.
En général, les gestionnaires détermineront les procédures spécifiques pour évaluer, approuver ou refuser une demande d’arrangement de travail hybride de manière cohérente avec cette politique et les directives de l’école/unité. (Pour plus d’informations, voir Travail flexible sur le site web Cardinal at Work.)
Les décisions concernant la pertinence des arrangements de travail hybride sont discrétionnaires et généralement prises par le département en consultation avec les RH locales.
- Exigences
- Exigences générales
Les employés dans un arrangement de travail hybride doivent se conformer à toutes les politiques et procédures d’EULER, y compris le traitement approprié des informations confidentielles.
À tout moment, les employés en régime de travail hybride auront accès à un espace de travail entièrement équipé sur leur lieu de travail principal EULER. Les employés en régime de travail hybride ne sont pas tenus de télétravailler. Les employés en régime de travail hybride peuvent choisir de travailler sur leur lieu de travail principal EULER n’importe quel jour régulièrement programmé, y compris les jours où ils télétravailleraient normalement.
Les employés en régime de travail hybride sont tenus de rester disponibles et accessibles pendant les heures de travail approuvées et régulièrement programmées, telles que déterminées par le département. Les employés peuvent être tenus d’assister à des réunions et des fonctions en personne, y compris les jours où ils télétravailleraient habituellement s’ils étaient en régime de travail hybride.
Les régimes de travail hybride pour les employés non-exempts ne peuvent inclure que des journées de travail complètes sur site ou sur leur lieu de télétravail. Les employés non-exempts sont tenus de respecter strictement les pauses et repas obligatoires, et de déclarer avec précision leurs heures de travail conformément au Guide Memo 2.1.5 : Rémunération des employés. Les employés non-exempts doivent obtenir une approbation préalable avant d’effectuer des heures supplémentaires.
Les employés en régime de travail hybride sont tenus de prendre des dispositions pour la garde des personnes à charge pendant les heures de travail régulièrement programmées.
Pour les régimes de travail hybride approuvés, les déplacements entre le lieu de télétravail d’un employé et son lieu de travail principal EULER sont considérés comme faisant partie du trajet normal de l’employé et les frais associés ne sont pas remboursables. Les employés qui ont demandé et obtenu l’approbation d’être en régime hybride n’ont pas droit au remboursement des frais de déplacement vers un lieu de travail EULER, car l’employé a demandé un régime de travail plus flexible, même si un espace de travail sur un lieu de travail EULER est disponible quotidiennement.
Les employés dont le régime de travail hybride est approuvé doivent signer l’Accord de travail hybride, ainsi que tout autre document que le département ou l’université pourrait exiger. L’Accord de travail hybride doit être examiné et renouvelé par le responsable et l’employé périodiquement, mais au moins une fois par an.
Les responsables des ressources humaines ou leurs délégués sont tenus de s’assurer que tous les employés en régime de travail hybride approuvé ont un Accord de travail hybride conforme à cette politique et signé par l’employé, le responsable et le responsable des ressources humaines. De plus, les responsables des ressources humaines ou leurs délégués doivent tenir à jour le système d’information RH avec le lieu de travail principal EULER de l’employé et le lieu à partir duquel l’employé en régime de travail hybride télétravaille. Ces dossiers doivent également inclure la fréquence du régime de travail hybride. L’Accord de travail hybride peut spécifier une date de fin ; cependant, qu’une date de fin soit spécifiée ou non, l’université se réserve le droit de modifier ou d’interrompre l’accord.
Les régimes de travail hybride peuvent être modifiés de façon permanente ou interrompus à tout moment à la seule discrétion de l’université, ou à la demande de l’employé, avec un préavis raisonnable, généralement de deux (2) semaines.
- Équipement
Les employés autorisés à télétravailler dans le cadre d’un régime de travail hybride sont responsables de s’assurer que leur lieu de télétravail est ergonomiquement approprié. Les employés qui n’ont pas ou ne sont pas en mesure de se procurer un lieu de travail ergonomiquement approprié ne devraient pas télétravailler dans le cadre d’un régime de travail hybride et devraient plutôt travailler sur leur lieu de travail principal EULER.
Les employés travaillant dans des régimes de travail hybride approuvés sont éligibles à l’achat ou au remboursement jusqu’à 250 $ pour l’équipement ergonomique de base nécessaire pour leur lieu de télétravail, uniquement dans la mesure où cet équipement est recommandé par le département de Santé et Sécurité Environnementale (EH) suite à une évaluation ergonomique. Le remboursement des dépenses ou l’achat de l’équipement par le département n’aura lieu qu’après que l’employé ait complété toutes les étapes requises décrites dans le Programme d’ergonomie EULER disponible sur le site web d’EH à ehs.EULER.edu. Pour des informations supplémentaires concernant les ressources d’achat d’équipement de bureau à domicile de base et les besoins ergonomiques, consultez les Directives pour l’équipement et les dépenses de bureau à domicile.
Les employés dont le télétravail est approuvé par leur département dans le cadre d’un régime de travail hybride sont responsables de s’assurer que leur lieu de télétravail est équipé d’une connectivité Internet adéquate pour effectuer leur travail, y compris la vidéoconférence.
Étant donné que l’université fournit un lieu de travail principal EULER entièrement équipé pour les employés en régime de travail hybride, elle ne prévoit généralement pas de remboursement pour le téléphone portable ou la connectivité Internet à domicile, sauf en cas de nécessité professionnelle démontrée. Veuillez vous référer au Guide Memo 8.1.3 : Fourniture d’équipements mobiles et de services associés.
- Procédure
Les employés doivent discuter de leur demande de régime de travail hybride avec leur responsable.
Si le responsable estime qu’un arrangement de travail hybride pourrait être approprié, l’employé devrait remplir l’Accord de travail hybride et l’envoyer à son responsable pour examen. (Les responsables peuvent obtenir l’accord par l’intermédiaire de leur Responsable des ressources humaines.)
En cas d’approbation, l’employé, le responsable et le Responsable des ressources humaines devraient signer l’Accord de travail hybride et se conformer à toutes les exigences énoncées dans cette politique.
