Procédure de traitement des affaires étudiantes

Procédure de traitement des affaires étudiantes de l’Université EULER

1. IntroductionL’Université EULER s’engage à favoriser un environnement favorable et inclusif pour tous les étudiants. Le bureau des affaires étudiantes traite diverses questions liées au bien-être des étudiants, notamment les recours, les plaintes, les questions concernant la grossesse, la maladie et les préoccupations liées à la diversité. Cette procédure fournit un processus clair, transparent et équitable pour aborder ces questions afin de garantir que les étudiants reçoivent le soutien et la résolution dont ils ont besoin.

2. ObjectifCette procédure vise à garantir que toutes les questions relatives aux affaires étudiantes sont traitées de manière cohérente, respectueuse et opportune. Elle fournit aux étudiants des étapes claires pour aborder leurs préoccupations et garantit que l’Université EULER maintient son engagement envers le bien-être, l’équité et l’inclusion des étudiants.

3. PortéeCette procédure s’applique à tous les étudiants de l’Université EULER et couvre les domaines suivants :

• Recours : Recours académiques, y compris les contestations de notes et autres décisions académiques.
• Plaintes : Plaintes générales, y compris les problèmes liés au corps enseignant, au personnel ou aux politiques universitaires.
• Grossesse : Aménagements et soutien pour les étudiantes enceintes.
• Maladie : Soutien aux étudiants confrontés à une maladie de longue durée ou à des perturbations temporaires liées à la maladie.
• Questions liées à la diversité : Préoccupations liées à la discrimination, au harcèlement ou au manque d’inclusion fondés sur des facteurs de diversité tels que la race, le genre, l’orientation sexuelle, le handicap et d’autres caractéristiques protégées.

4. Principes générauxLes principes suivants guident le traitement de toutes les affaires étudiantes :

• Confidentialité : Toutes les questions seront traitées avec le plus haut niveau de confidentialité, garantissant la vie privée des étudiants impliqués dans le processus.
• Équité : Chaque étudiant sera traité avec équité et respect tout au long du processus, et aucun étudiant ne fera l’objet de représailles pour avoir soulevé des préoccupations.
• Célérité : Toutes les préoccupations seront traitées rapidement, avec des délais clairs communiqués aux étudiants.
• Soutien : Les étudiants recevront un soutien approprié tout au long du processus, y compris l’accès à des services de conseil ou juridiques si nécessaire.

5. Procédure de traitement des recours

Étape 1 : Discussion initialeLes étudiants qui souhaitent faire appel d’une décision académique (par exemple, notes, faute académique ou autres décisions connexes) doivent d’abord tenter de résoudre le problème par des discussions informelles avec le membre du corps enseignant ou le chef de département concerné. Cette conversation doit avoir lieu dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision.

Étape 2 : Soumission du recours formelSi le problème n’est pas résolu de manière informelle, l’étudiant peut soumettre un recours formel au Président académique mondial. Le recours doit être soumis par écrit (courriel) dans les 15 jours ouvrables suivant la conclusion de la discussion initiale, en indiquant clairement les motifs du recours, les preuves à l’appui et toute documentation pertinente.

Étape 3 : Examen par le Président académique mondial et le Comité ad hocLe Président académique mondial et/ou le Comité examineront le recours et les documents à l’appui :

• Accuser réception du recours dans les 5 jours ouvrables.
• Examiner toutes les preuves et rencontrer l’étudiant si nécessaire.
• Prendre une décision dans les 15 jours ouvrables suivant la réception du recours.

Étape 4 : Résultat et résolutionLe comité communiquera le résultat du recours à l’étudiant par écrit, en expliquant les raisons de la décision. Si le recours est accueilli, des mesures correctives appropriées seront prises. Si le recours est rejeté, l’étudiant sera informé des autres étapes qu’il peut entreprendre, telles que des voies de recours supplémentaires ou un examen externe.

6. Procédure de traitement des plaintes générales

Étape 1 : Résolution informelleLes étudiants qui souhaitent déposer une plainte (par exemple, concernant un membre du corps enseignant, un membre du personnel ou une politique universitaire) doivent d’abord chercher une résolution informelle en discutant directement de la question avec la personne ou le département concerné, si cela est approprié.

Étape 2 : Soumission de la plainte formelleSi la question ne peut être résolue de manière informelle, l’étudiant peut soumettre une plainte formelle au Bureau des affaires étudiantes. La plainte doit être formulée par écrit et soumise dans les 10 jours ouvrables suivant la tentative de résolution informelle. La plainte écrite doit inclure :

• Une description du problème.
• Toute preuve ou documentation étayant la plainte.
• La résolution ou le résultat souhaité.

Étape 3 : Enquête et résolution
Le Bureau des affaires étudiantes accusera réception de la plainte dans un délai de 5 jours ouvrables et entamera une enquête. L’enquête peut impliquer des réunions avec l’étudiant, la ou les personnes concernées, et la collecte d’informations supplémentaires. L’enquête sera terminée dans un délai de 15 jours ouvrables.

Étape 4 : Résultat et communication
L’étudiant sera informé du résultat par écrit, avec une explication des mesures prises ou des résolutions apportées. Si la plainte est retenue, l’université prendra des mesures pour résoudre le problème. Si la plainte n’est pas retenue, l’étudiant sera informé des raisons de cette décision et des autres options disponibles.

7. Procédure de traitement des questions liées à la grossesse

Étape 1 : Notification de grossesse
Les étudiantes enceintes qui souhaitent discuter des aménagements ou des options de soutien doivent en informer le Bureau des affaires étudiantes le plus tôt possible. Cela peut se faire en personne ou par courrier électronique. Il est recommandé aux étudiantes d’informer le bureau au plus tard 6 semaines avant la date prévue de l’accouchement afin d’assurer une planification adéquate.

Étape 2 : Plan de soutien individuel
Dès la notification, le Bureau des affaires étudiantes rencontrera l’étudiante pour créer un plan de soutien personnalisé. Ce plan peut inclure :

• Des ajustements des échéances académiques ou d’autres exigences connexes.
• Si possible pour EULER, l’accès à des ressources de santé et de conseil.
• Des modifications temporaires de l’emploi du temps académique de l’étudiante, si nécessaire.

Étape 3 : Mise en œuvre et suivi
Le plan de soutien sera mis en œuvre, et le Bureau des affaires étudiantes suivra les progrès et apportera des ajustements si nécessaire. L’étudiante peut demander un soutien supplémentaire à tout moment pendant la période de grossesse ou post-grossesse.

8. Procédure de traitement des questions liées à la maladie

Étape 1 : Notification de maladie
Les étudiants qui ne peuvent pas assister aux examens oraux ou terminer leurs travaux de cours en raison d’une maladie doivent en informer le Bureau des affaires étudiantes dès que possible, idéalement dans les 3 jours ouvrables suivant l’absence aux cours ou aux devoirs. Une documentation d’un professionnel de santé peut être demandée si la maladie se prolonge.

Étape 2 : Ajustements académiques temporaires
Le Bureau des affaires étudiantes travaillera avec l’étudiant pour fournir des aménagements temporaires, tels que :

• Des délais prolongés pour les devoirs ou les examens.
• Des ajustements aux politiques pertinentes.
• Un retrait temporaire du ou des cours si nécessaire.

Étape 3 : Soutien continu
Pour les maladies de longue durée, le Bureau des affaires étudiantes aidera à créer un plan de soutien continu, incluant le suivi des progrès académiques et la fourniture de ressources supplémentaires, telles que des conseils ou une orientation académique.

9. Procédure de traitement des questions liées à la diversité

Étape 1 : Signalement des préoccupations liées à la diversité
Les étudiants qui subissent une discrimination, du harcèlement ou d’autres problèmes liés à la diversité (par exemple, basés sur la race, le genre, l’orientation sexuelle, le handicap, etc.) doivent signaler le problème au Bureau des affaires étudiantes. Les signalements peuvent être faits verbalement ou par écrit. Le signalement doit être soumis dès que possible, de préférence dans les 10 jours ouvrables suivant l’incident.

Étape 2 : Enquête et soutien
À la réception d’un signalement, le Bureau des affaires étudiantes :

• Accusera réception du signalement dans un délai de 5 jours ouvrables.
• Mènera une enquête approfondie sur le problème, qui peut impliquer des entretiens avec l’étudiant et tout témoin, ainsi que des réunions avec les parties concernées.
• S’assurera que l’étudiant reçoit un soutien approprié pendant l’enquête, y compris l’accès à des services de conseil si nécessaire.

Étape 3 : Résultat et résolution
Le Bureau des affaires étudiantes informera l’étudiant du résultat de l’enquête dans un délai de 15 jours ouvrables. Si le problème est confirmé, l’université prendra des mesures correctives pour résoudre la situation. Si le problème n’est pas confirmé, l’étudiant sera informé des raisons et des autres options disponibles, y compris la médiation externe ou le recours juridique.